Fakturą zaliczkową jest specyficzny typ faktury, który wystawia się w sytuacji zrobienia zaliczki, zadatku, przedpłaty albo raty, po uiszczeniu należności za powyższe. Faktury takiej nie można wystawiać później niż do siódmego dnia od zrobienia częściowej wpłaty. Za każdą następną częścią zapłaty, do 7 dni po, powinna iść także faktura poświadczająca transakcję, nawet jeżeli towar nie został oddany (albo usługa wyświadczona).
Taki rodzaj rachunków winien składać się z:
• Oznaczenia rodzaju rachunku (na przykład faktura VAT-MP),
• Jeśli wystawione były wcześniejsze faktury zaliczkowe, należy wyszczególnić ich daty i numery oraz zsumowaną kwotę wszystkich wcześniejszych wpłat częściowych, wyrażonych brutto,
• Numery NIP dwóch stron,
• Dane odwołujące się do zakupionego towaru albo usługi (ilość, kwota, nazwa, wartość, podatek),,
• Wysokość kwoty części albo całości należności brutto,
• Czas sporządzenia i numerację rachunku,
• Wysokości naliczanego podatku oraz jej kwoty (podanej w PLN),
• Danych o kupującym i zbywającym (nazwiska, nazwy firm, adresy siedziby firm, imiona)
• Czas otrzymania części albo całości należności, jeżeli nie pokrywa się ona z czasem sporządzenia rachunku.
Jeśli zdarzy się taka sytuacja, że faktury zaliczkowe nie będą uwzględniać całej kwoty brutto, wtedy zbywający sporządza fakturę na zasadach ogólnych, po wydaniu asortymentu albo wykonaniu usługi. Cenę asortymentu albo świadczenia pomniejsza się jednak o wcześniejsze wpłaty fragmentarycznych należności, tak jak i wielkość pobranego podatku powinna być zmniejszona o uprzednio policzony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Faktura ta powinna uwzględniać też numery poprzedzających ją faktur zaliczkowych.
Jeśli natomiast okaże się, że faktury zaliczkowe obejmowały całą cenę brutto, zbywający nie sporządza faktury po oddaniu towaru lub wyświadczeniu usługi.