Wszyscy pracodawcy mają obowiązek odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia i odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy z każdego wynagrodzenia. W jaki sposób zatem prawidłowo prowadzić kadry w działalności gospodarczej]?
Kadry to jeden z najbardziej znaczących działów w księgowości przedsiębiorstwa, które zatrudniają znaczącą liczbę osób. To tam naliczane są składki ubezpieczeniowe, wynagrodzenia i zaliczki na pit. Tworzone są z dokumentów zawierających wszystkie niezbędne, w celach wynagrodzeniowych, składkowych i podatkowych, dane umożliwiające wyliczenia, służące do sporządzania rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najbardziej znaczących dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych.
Kartoteka wynagrodzeń musi składać się z takich informacji jak:
- dane adresowe osoby zatrudnionej (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer mieszkania, kod pocztowy, poczta, telefon)
Lista płac
To dokument księgowy, występujący w rachunkowości, uwierzytelniający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami uiszczanymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Powinna ona posiadać stałe elementy, takie jak:
- miesiąc, którego dotyczy
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- zapis o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
- zapis o przyznanych nagrodach
- zapis o wysokości zaliczki na pit
- zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- zapis o wynagrodzeniu netto i brutto
- nazwę pracodawcy
- nr stron
- oznaczenie albo nazwę listy płac
- datę sporządzenia
- wykaz nadgodzin
- zapis o przyznanych prowizjach
- zapis o wysokości wymiaru podstawy
- zapis o przyznanych premiach
- zapis o wysokości uiszczonych składek ZUS-owskich